Zgoda RODO jest bardzo ważnym elementem działań sprzedażowych i marketingowych. Bez niej nie ma mowy o możliwości przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych klientów zgodnie z prawem.
Brak udzielonych zgód RODO wiąże się z łamaniem ustawy o ochronie danych osobowych i z karami dla administratora danych osobowych.
Dotychczas wystarczyło wydrukować w biurze zgodę i przekazać klientowi do podpisania. Dziś jednak coraz częściej obsługujemy klientów zdalnie. Jak zatem zbierać zgody RODO online?
Pobierz wzór zgody RODO
Zgoda RODO - przykłady pozyskiwania zgód RODO w sieci
Każdy proces sprzedaży rozpoczyna się od etapu pozyskiwania potencjalnych klientów i rejestracji leada w bazie danych.
Klienci mogą trafić do tego procesu z tzw. cold callingu, prospectingu albo samodzielnie, zgłaszając swoje zainteresowanie ofertą przez formularz kontaktowy na stronie www. I to ta dużo przyjemniejsza forma nawiązywania kontaktu z klientem.
Podczas jakich przykładowych działań w internecie, będzie potrzebna zgoda RODO?
- Zbieranie danych w formularzu kontaktowym w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie o ofertę.
- Zbieranie danych osobowych w formularzu kontaktowym w celu złożenia zamówienia,
- Zbieranie adresów e-mail w celu wysyłki newslettera lub ofert promocyjnych.
Przeczytaj również:
Szybkość kontaktu z klientem po wypełnieniu formularza kontaktowego, ma ogromny wpływ na to, czy klient zostanie Twoim klientem. Pisaliśmy o tym tutaj: Rozmowa sprzedażowa – to może dać Ci sukces!
Jak zbierać zgody RODO online?
Podanie danych osobowych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne. Klient musi więc zezwolić na możliwość kontaktu z Twojej strony.
- Jak można mu to ułatwić?
Udostępnij mu formularz, w którym do zatwierdzenia będzie m.in. zgoda RODO. Zbudujesz go samodzielnie np. w systemie CRM. Link do formularza możesz umieścić na swojej stronie www, profilu społecznościowym czy w wiadomości do klienta. Klient zgody wypełni i potwierdzi kodem SMS.
W Berg System mamy do tego specjalny moduł d0 tworzenia formularzy. Jest to bardzo intuicyjne narzędzie, które nie wymaga od nas żadnych dodatkowych umiejętności. Najważniejsze jego funkcje, to:
- Dowolna edycja zbieranych danych.
- Pola, w których do zaznaczenia jest zgoda RODO w różnych formułach.
- Potwierdzenie Double opt in, czyli potwierdzenie za pomocą maila przez klienta.
- Brak konieczności posiadania strony – wystarczy wysłać link do klienta.
- Dane z formularza od razu trafiają do systemu, który tworzy kartotekę klienta.
Jest to narzędzie do wykorzystania w pracy zdalnej, ale nie tylko. Podczas stacjonarnej obsługi również, możemy przekazać klientowi taki formularz do wypełniania.
Cyfrowa wersja formularza, na której jest zaznaczona odpowiednia zgoda RODO, zapisuje się w CRM-ie, w karcie danego klienta. Oszczędzamy więc sobie miejsca w segregatorach. Mamy wszystko uporządkowane i przechowane w jednym miejscu wraz z pełną historią kontaktu i pozostałymi danymi czy dokumentami klienta.
Pobierz wzór zgody RODO
Co powinna zawierać zgoda na przetwarzanie - obowiązek informacyjny RODO
Jako administrator danych musisz spełniać obowiązek informacyjny. Oznacza to tyle, że chcąc zbierać zgody RODO, musisz zapewnić potencjalnym klientom jasne i zrozumiałe informacje o celach, w jakich będzie się przetwarzać ich dane osobowe.
Poniżej wytyczne do zbierania danych osobowych na stronie internetowej:
- Stwórz formularz zgody — powinien być czytelny i zrozumiały. Informacje w formularzu powinny być napisane prostym językiem, tak aby użytkownicy zrozumieli, co podpisują.
- Określ zakres przetwarzania danych i ich cel przetwarzania — Zakres, to: imię, nazwisko, miejsce zamieszkania itd. W formularzu musisz określić również, w jakim celu będziesz przetwarzać dane osobowe, jak długo je będziesz przechowywał oraz jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z przetwarzaniem ich danych. Klauzula przetwarzania danych powinna dawać możliwość cofnięcia zgody.
- Wyznacz administratora danych osobowych– zawsze podawaj informacje o administratorze danych, którym jesteś Ty, Twoja firma lub podmiot w imieniu, którego prowadzisz sprzedaż (pośrednicy, doradcy finansowi, agenci ubezpieczeniowi i inni sprzedają w imieniu dealera samochodowego, dewelopera, banku, towarzystwa ubezpieczeniowego itp.).
- Umieść formularz zgody w odpowiednim miejscu — formularz zgody powinien być umieszczony w widocznym miejscu na Twojej stronie internetowej, może być np. jednym z punktów do zatwierdzenia w formularzu kontaktowym.
- Pozwól na wyrażenie zgody — klienci powinni mieć możliwość wyrażenia zgody na przetwarzanie danych poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola lub kliknięcie przycisku „wyrażam zgodę”. Prawnym potwierdzeniem wyrażenia zgodny na przetwarzanie danych osobowych może być np. zatwierdzenie jej poprzez wprowadzenie hasła SMS, tak jak działa to w przypadku wykonywania przelewu bankowego. Taką właśnie funkcjonalność w formularzach kontaktowych ma np. Berg System.
- Zachowaj dowód wyrażenia zgody — Musisz zachować dowód wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej przez użytkownika, np. poprzez przechowanie formularza zgody w bazie danych. Można do tego wykorzystać system CRM.
Zgoda RODO dla agenta ubezpieczeniowego i doradców finansowych
RODO w ubezpieczeniach czy firmach doradztwa finansowego, albo pośrednictwa w sprzedaży, to nieco inna bajka.
Jeśli podpisujesz z klientem umowę na ubezpieczenie, kredyt czy leasing, to dane przekazujesz do banku lub towarzystwa ubezpieczeniowego.
Co za tym idzie? Klient, który wydaje się, że jest Twój, z punktu widzenia prawnego nie jest. Wyraził przecież zgodę tylko i wyłącznie na przetwarzanie danych w konkretnym banku lub towarzystwie.
Bez uzyskania wyraźnej zgody klienta, agent czy doradca nie może przetwarzać danych osobowych w celach marketingowych czy w dosprzedaży.
Jak legalnie dosprzedawać jako doradca?
Ci, którzy dbają o własną markę osobistą i rozkręcają biznes, prowadząc np. social media lub bloga, gdzie promują produkty i usługi, które mają w ofercie, muszą samodzielnie zadbać o to, aby treść zgody i podanie danych osobowych przez potencjalnych klientów obejmowało również ich.
W przypadku naruszenia przepisów RODO, agenci ubezpieczeniowi i doradcy finansowi, którzy na własną rękę wysyłają do klientów treści marketingowe, mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za nieprzestrzeganie przepisów RODO.
Co istotne, mogą również ponieść odpowiedzialność cywilną wobec klienta, jeśli klient poniósł szkodę na skutek naruszenia jego danych osobowych.
Zgoda RODO - zgody są podpisane na mnie i są w moim CRM-ie
Dlatego, jeśli ktokolwiek chce przetwarzać dane osobowe w inny sposób niż na podstawie zgody, która została wyrażona na rzecz podmiotu, pod który podlega i dla którego sprzedaje, musi posiadać inne legalne źródło pozyskiwania danych z możliwością ich przetwarzania.
Tym legalnym źródłem, może być właśnie wspomniany już formularz zgody RODO stworzony i przechowywany w Berg System.
Wszelkie informacje osobowe i dane kontaktowe, to dane wrażliwe. Nie możemy pozwolić sobie na bagatelizowanie tego tematu.
Berg System jest narzędziem, które spełnia wszystkie wymogi prawne względem RODO i dba o bezpieczeństwo danych, na takim samym poziomie jak banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe.
Nasze zabezpieczenia przechodzą kontrole KNF, które wykonywane są u firm zobowiązanych wypełniać zalecenia regulatora.
Polecany artykuł:
Przeczytaj o tym, jakie korzyści w zdalnych zgodach RODO widzi szef firmy doradczej Invest Mind. Znajdziesz je w teście: Invest Mind konkuruje profesjonalnym podejściem do klienta
